02-03-2012

PHẦN 1: SỬ DỤNG LỆNH TRONG WORD 2007

Ảnh internet

Bài 1: Chọn lệnh từ Menu
Bài 2: Các phím thường dùng trong soạn thảo văn bản
Bài 3: Nguyên tắc nhập một văn bản trong WinWord
Bài 4: Các khái niệm và soạn thảo văn bản
Bài 5: Hiệu chỉnh văn bản

Bài 1. Chọn lệnh từ Menu
Trên thanh Menu Bar của Word được chia thành 9 nhóm lệnh, mỗi nhóm lệnh khác nhau sẽ có những thanh lệnh đơn khác nhau.
Chọn lệnh từ Menu Bar bằng chuột
- Di chuyển chuột trên Menu bar, đến trình đơn cần chọn.
- Khi chuyển chuột đến trình đơn hãy nhấp chuột trái để xuất hiện bảng chứa các lệnh thuộc Menu.
- Di chuyển chuột trên bảng lệnh, chọn một lệnh và nhấp chuột trái để thực hiện lệnh đó. Đây là điểm mới nổi bật của bộ Office 2007 với giao diện với người dung được cải tiến đáng kể.
Chọn lệnh từ Menu Bar bằng bàn phím: Để thực hiện công việc này bạn nhấn và giữ phím Alt trên bàn phím, ngay lập tức các ký tự hiện ra cho bạn biết phải làm gì. Những chữ cái xuất hiện trên đầu các menu là các lệnh tắt để thực thi các lệnh bằng bàn phím.
Ví dụ: Khi bạn nhấn tổ hợp phím Alt+H thì bạn đã bắt đầu thao tác với menu Home và ngay sau đó bạn có thể thực hiện các lệnh tiếp theo cũng từ bàn phím bằng cách nhấp chọn các phím chữ cái tương ứng với các lệnh có trên menu này.
Bài 2. Các phím thường dùng trong soạn thảo văn bản
Các phím thường dùng trong Winword gồm các phím:
Các phím di chuyển con trỏ:
Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng.
Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng.
Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự.
Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự.
Các phím xoá ký tự:
Phím Delete: Xoá ký tự tại ví trí con trỏ (bên phải con trỏ).
Phím Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ.
Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) ký tự.
Các phím điều khiển:
Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ.
Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ.
Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình.
Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình.
Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home.
Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End.
Chuột (Mouse):
Trong mối trường Winword, chuột (Mouse) được dung thường xuyên, vì vậy người sử dụng cần thao tác thành thạo.
Đối với Mouse, thường sử dùng hai phím:
Phím bên trái: Left button.
Phím bên phải: Right button.
Và có các thao tác:
Ấn một lần trên các phím: Click.
Ấn nhanh hai lần lên cùng một phím: Double click.
Ấn giữ một phím và di chuyển: Drag.
Bài 3. Nguyên tắc nhập một văn bản trong Winword
+ Dùng Enter để ngắt một phần, một đoạn.
+ Không gõ Enter để xuống dòng khi chưa hết một đoạn, việc xuống dòng khi chưa hết một đoạn máy sẽ tự căn chỉnh theo lề trái, lề phải của trang văn bản.
+ Khi ấn Enter để xuống dòng, đoạn văn bản tiếp theo sẽ mang đặc điểm của đoạn trước đó (thường gọi là thuộc tính). Chẳng hạn, dòng trước có kiểu Font chữ Vntime, với kiểu nghiêng, thì đoạn sau cũng vậy.
Bài 4. Các khái niệm và soạn thảo văn bản
Khái niệm
- Character (ký tự): Khi bạn gõ một phím trên bàn phím thì trên màn hình sẽ hiện ra một ký tự tương ứng và in được ra giấy thì đó là một ký tự. Như vậy, phím ký tự trên bàn phím là tất cả các phím chữ, phím số, phím dấu… Các phím này thường được bố trí ở khu vực giữa bàn phím giúp cho hai bàn tay của bạn khi gõ các ký tự sẽ thuận lợi hơn.
- Word (từ): Mỗi nhóm ký tự liền nhau và được phân cách bằng khoảng trắng (phím Space bar) được gọi là một từ. Từ ngắn nhất chỉ có một ký tự còn từ dài nhất thì không có giới hạn.
- Chú ý: Trong đoạn văn bản khi có dấu ngắt câu nằm giữa hai từ (như dấu chấm, dấu phẩy…), bạn phải gõ dấu ngắt câu nằm sát vào từ đứng trước, tiếp đến là một khoảng trắng (phím Space bar) rồi mới gõ tiếp từ đằng sau.
- Paragraph: Là một đoạn văn bản được kết thúc bằng cách xuống dòng. Nếu bạn chỉ gõ phím Enter mà không thêm chữ nào thì đó là một Paragraph rỗng, ngoài ra Paragraph có thể chỉ là một dòng chữ ngắn còn thông thường thì một Paragraph sẽ có nhiều dòng chữ.
- Word Wrap: Khi gõ một đoạn văn bản dài mà không có dấu chấm xuống dòng, bạn sẽ thấy văn bản tự động xuống dòng mỗi khi gặp lề bên phải của trang giấy, đó là Word Wrap.
Văn bản thô: Văn bản thô là một văn bản chưa được trình bày, nó chỉ cần có đủ nội dung và đúng chính tả. Như vậy, sau khi khởi động chương trình Microsoft Word, bạn đã có sẵn một cửa sổ văn bản mới (hoặc sau khi dùng lệnh New) là bạn đã có thể bắt tay vào việc nhập văn bản thô.
Để nhập văn bản thô bạn nên chọn một Font chữ rõ ràng, dễ đọc, kiểu chữ thường (nên dùng Font chữ mặc nhiên là Vn-time với Font size 14 point).
Yêu cầu trong lúc nhập văn bản thô là bạn phải gõ sao cho thật nhanh và đúng chính tả. Vì vậy, trong khi đang gõ, bạn không nên trình bày theo mẫu của văn bản (như thay đổi Font chữ, kích thước Font chữ, kiểu chữ đậm, chữ nghiêng…), điều đó chỉ làm cho tốc độ gõ của bạn chậm đi mà thôi. Ngoài ra, trong một văn bản thô không nên để thừa khoảng trắng (Space bar), thừa phím Tab, thừa phím Enter, điều này vừa mất thời gian vừa gây khó khăn cho công việc trình bày văn bản của bạn sau này.
Trong quá trình nhập văn bản, bạn có thể dùng:
+ Shift-Enter: Xuống dòng không tạo Paragraph mới (Line Break).
+ Enter: Xuống dòng tạo Paragraph mới (End of Paragraph).
+ Ctrl-Enter: Xuống dòng và ngắt sang trang mới (Page Break).
Nhập văn bản tiếng Việt: Có nhiều chương trình ứng dụng hỗ trợ cho việc tạo chữ có dấu như VNI, ABC, Vietkey, VietWare, … Ngoài ra cũng có nhiều cách gõ chữ có dấu như VNI, Telex, VNSEA, VietWare, New VNI, New Telex, VNU… Như vậy, trong Windows phải cài đặt sẵn một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho việc tạo chữ có dấu và một bộ Font chữ dành cho tiếng Việt thì bạn mới có thể gõ được chữ có dấu. Ngày nay thông thường ta hay dùng phần mềm VietKey 2000 để gõ tiếng Việt cho các loại văn bản, do đó để máy tính của bạn có thể gõ được tiếng Việt thì nhất thiết bạn phải cài đặt phần mềm gõ tiếng Việt vào máy tính. Ở phần mềm VietKey 2000, chúng ta hay dùng nhất là kiểu gõ Telex và sử dụng bảng mã TCVN3 – ABC.
Bài 5. Hiệu chỉnh văn bản
Đánh dấu văn bản: Trước khi thi hành một lệnh nào đó, bạn cần phải chọn văn bản hay một đoạn văn bản (văn bản được chọn sẽ có nền đen chữ trắng).
- Chọn một từ (Word): Để chọn một từ trong văn bản bạn chỉ cần nhấp đúp chuột ở từ mà mình cần chọn lập tức từ đó sẽ được bôi đen.
- Chọn một đoạn văn bản: Có 3 cách để chọn một đoạn văn bản.
Cách 1: Kéo chuột từ điểm đầu của đoạn văn bản cần chọn đến điểm cuối của đoạn văn bản bạn cần chọn rồi thả chuột ra là được.
Cách 2: Nhấp chuột để đặt con trỏ ở điểm đầu đoạn văn bản cần chọn, giữ Shift và nhấp chuột ở điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn.
Cách 3: Dùng các phím Home, End và phím mũi tên trên bàn phím và để di chuyển con trỏ Text đến điểm đầu của đoạn văn bản cần chọn. Giữ phím Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp để di chuyển con trỏ đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn.
- Chọn đoạn văn bản ở bên ngoài lề của tờ giấy: Khi đưa chuột qua lề bên trái của văn bản, con trỏ có dạng (mũi tên rỗng hướng lên trên), khi đó ta sẽ có một số cách chọn đặc biệt như:
+ Chọn một dòng (Line): Nhấp chuột ở dòng cần chọn thì dòng chữ nằm ngang vị trí con trỏ sẽ được chọn.
+ Chọn nhiều dòng:
Cách 1: Kéo chuột ở dòng bắt đầu chọn dọc theo chiều của văn bản đến dòng cuối cần chọn.
Cách 2: Nhấp chọn một dòng sau đó giữ phím Shift gõ phím mũi tên hướng xuống hoặc hướng lên đến dòng cuối cần chọn.
Cách 3: Nhấp chọn một dòng sau đó giữ phím Shift nhấp chọn dòng khác.
- Chọn một Paragraph: Nhấp đúp chuột ở vùng cần chọn văn bản, Paragraph nằm ngang vị trí con trỏ sẽ được chọn.
- Chọn toàn bộ File văn bản: Giữ Ctrl và nhấp chuột ở vị trí lề bên trái hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl A.
- Bỏ chọn:
+ Nhấp chuột ở một vị trí bất kỳ trong văn bản để con trỏ Text hiện ra, thì toàn bộ đoạn văn bản đã chọn sẽ bị loại bỏ không được chọn nữa.
+ Nếu bạn muốn bỏ chọn một dòng hay một đoạn nào đó thì chỉ cần giữ Shift và dùng các phím mũi tên trên bàn phím để loại bỏ bớt vùng đã được chọn.
Các lệnh trong Menu Edit
Cut (Ctrl x): Chuyển đoạn văn bản đã chọn vào bộ nhớ Clipboard.
Copy (Ctrl c): Chép đoạn văn bản đã chọn vào bộ nhớ Clipboard.
Paste (Ctrl v): Dán đoạn văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ Text.
Di chuyển một đoạn văn bản từ chỗ này sang chỗ khác
Bước 1: Để chuyển một đoạn văn bản từ chỗ này sang chỗ khác đầu tiên bạn phải đánh dấu chọn một đoạn văn bản cần di chuyển.
Bước 2: Từ Menu Edit chọn lệnh Cut hoặc nhấp biểu tượng Cut trên thanh công cụ Standard hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+x.
Bước 3: Đặt con trỏ Text ở vị trí mà bạn cần dán đoạn văn bản đó rồi từ Menu Edit chọn lệnh Paste hoặc nhấp biểu tưởng Paste trên thanh công cụ Standard hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+v, lúc này là bạn đã thực hiện xong lệnh.
Chép một đoạn văn bản từ chỗ này sang chỗ khác
Bước 1: Để chép một đoạn văn bản từ chỗ này sang chỗ khác đầu tiên bạn phải đánh dấu chọn đoạn văn bản cần chép.
Bước 2: Từ Menu Edit chọn lệnh Copy hoặc nhấp biểu tượng Copy trên hộp công cụ hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+c.
Bước 3: Đặt con trỏ Text ở một vị trí cần chép đoạn văn bản đó trong văn bản rồi từ hộp công cụ chọn biểu tượng Paste hoặc nhấp biểu tượng Paste hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+v, lúc này là bạn đã thực hiện xong lệnh.
Sử dụng chuột để thực hiện các lệnh trong Menu Edit trong cùng một File văn bản: Di chuyển một đoạn văn bản đến một nơi khác trong cùng văn bản.
Bước 1: Đánh dấu chọn một đoạn văn bản cần hiệu chỉnh (đoạn văn bản có nền đen, chữ trắng).
Bước 2: Đặt chuột ở đoạn văn bản đã chọn (trỏ chuột vào nền đen của đoạn văn bản), lúc này con trỏ chuột có dạng mũi tên.
Bước 3: Nhấp, giữ và kéo chuột đến vị trí cần chuyển trong văn bản nhờ con trỏ định vị Text có dạng vạch đứt nét và nhả chuột ở vị trí thích hợp, lập tức đoạn văn bản được di chuyển đến vị trí mới.
Chép một đoạn văn bản đến một nơi khác trong cùng một văn bản
Bước 1 và bước 2 ta thực hiện giống như trên.
Bước 3: Giữ phím Ctrl rồi nhấp, giữ và kéo chuột đến vị trí cần chép trong văn bản nhờ con trỏ định vị Text có dạng mũi tên và dấu cộng rồi nhả chuột ở vị trí cần chép, lập tức đoạn văn bản được chép đến vị trí mới.
Xoá văn bản
- Xoá một ký tự: Đặt con trỏ Text trong văn bản, gõ phím Delete để xoá một ký tự ở bên phải con trỏ Text, gõ phím Backspace để xóa một ký tự ở bên trái con trỏ Text.
- Xoá một đoạn văn bản: Đánh dấu chọn một đoạn văn bản, gó phím Delete.
Change Case
Lệnh Change Case dùng để thay đổi chữ in với chữ thường. Trong một câu hay trong một đoạn văn bản. Để thực hiện lệnh này bạn phải làm theo các bước sau:
Bước 1: Đánh dấu chọn một đoạn văn bản cần để sử dụng lệnh Change Case.
Bước 2: Từ Menu Home, ta chọn lệnh Change Case để mở ra hộp thoai. Việc của bạn là phải chọn một tuỳ chọn thích hợp trong hộp thoại này và nhấp OK. Các tuỳ chọn đó là:
- Sentence Case: Đổi ký tự đầu câu từ chữ in thành chữ thường.
- Lowercase: Đổi chữ in trong đoạn văn bản thành chữ thường.
- Uppercase: Đổi chữ thường trong đoạn văn bản thành chữ in.
- Title case: Đổi ký tự đầu câu từ chữ thường thành chữ in.
- Toggle case: Đổi ký tự đầu thành chữ thường, các ký tự sau thành chữ in.
- Tóm lại, khi sử dụng Word 2007 để nhập văn bản thô, chúng ta sẽ gõ nhanh hơn bằng cách sao chép các đoạn văn bản giống nhau hoặc viết tắt những từ thường lặp lại rồi dùng lệnh Replace và bạn không cần phải sửa ngay lập tức khi đã gõ nhầm chữ in với chữ thường.

(Theo 20 bài thực hành Microsoft Word 2007, Nxb Văn hoá Thông tin)

Xem tiếp Phần 2
ISSTH